Как «Билд Сервис» навёл порядок в документообороте с помощью бизнес-процессов Битрикс24

Руководитель проекта: Максим Шереметьев

О клиенте

ООО «Билд Сервис» — строительная компания, специализирующаяся на возведении складских и логистических комплексов. Опыт работы — более 17 лет, реализованы проекты для крупных брендов, включая Wildberries и DoorHan.

Битрикс24 использовался как корпоративный портал, но со временем такой подход стал неудобным. Компания решила внедрить автоматизированный, прозрачный процесс согласования договоров.

Задачи проекта

• Уйти от ручного согласования договоров через задачи в Битрикс24.
• Создать автоматизированный и прозрачный процесс, исключающий человеческий фактор.
• Повысить контроль и предсказуемость процесса для всех участников.

Что было сделано

Разработаны два бизнес-процесса — для отдела снабжения и для главного инженера проекта (ГИП). Каждый договор проходит согласование по чётко заданной логике с учётом ролей.

• Созданы два смарт-процесса с собственными воронками — по одному для каждого отдела.
• Разработан универсальный бизнес-процесс согласования с учётом всех условий и ролей участников.
• Сотрудник создаёт карточку договора и запускает процесс — дальше всё происходит автоматически.

Автоматизация позволяет:

• Если сумма договора > 500 000 ₽ — автоматически согласуется с главбухом и директором.
• Каждый участник получает задачу в нужный момент.
• Карточка договора движется по стадиям, фиксируя историю согласований и контролируя сроки.

Результаты внедрения

• 100% договоров фиксируются в CRM без потерь.
• Время согласования сократилось на 60–70% благодаря автоматической маршрутизации и напоминаниям.
• 0 ошибок в порядке согласований — логика маршрута закреплена в системе.
• Участники сократили ручные действия минимум на 40%.
• Прозрачность и контроль: видно, кто согласовал, кто следующий, где процесс застопорился.
• Процесс согласования стал предсказуемым и управляемым.

Проект стал первым шагом к масштабной автоматизации — в планах расширение на юридические документы, заявки, кадровые и производственные процессы.

Ключевые преимущества

• Уход от хаотичного согласования через задачи.
• Автоматизация движения карточек договора по ролям и суммам.
• Прозрачность и контроль на каждом этапе.
• Финансовый контроль: крупные договоры автоматически идут на согласование к нужным участникам.
• Универсальный и масштабируемый процесс для других отделов.
• Повышение точности и скорости обработки данных.
• Начало комплексной цифровой трансформации компании.

Отзыв клиента

«Раньше мы согласовывали договоры через задачи в Битрикс24 — это было неудобно, терялись документы, не было прозрачности. Протестировали автоматизацию на двух направлениях — результат приятно удивил. Процесс стал чётким, управляемым, система сама подсказывает, кому и когда согласовывать. Ничего не теряется, всё фиксируется. Планируем автоматизировать и другие процессы».